Total transparencia de las empresas debido al envío de contabilidad electrónica

 
Una de las nuevas obligaciones en materia fiscal para las sociedades y algunas personas físicas que ha creado un disgusto generalizado, es que deberán enviar a la autoridad fiscal (SAT) su contabilidad cada mes.  Dicha nueva obligatoriedad ha sido recibida con recelo, principalmente por dos efectos:  a) por los costos inherentes en la adquisición de software que cumpla con los requisitos de envío, que a la fecha del presente escrito,  no existe en el mercado un software que cubra en su totalidad dichos requisitos y b) el que para algunas empresas dicha obligatoriedad trae aparejado el poner en riesgo la secrecía de su información.
 
Tenemos conocimiento que un gran número de empresas, sin importar su volumen de operaciones, ha promovido Amparos con el fin de evitar el tener que cumplir con esta nueva obligación, sin embargo vemos muy pocas probabilidades de éxito, ya que lo que busca la autoridad federal es cerrar candados de evasión a través del “cruce” de  información plasmada en la contabilidad de cada uno de los contribuyentes.
 
Si ya antes las empresas tenían que cumplir con múltiples obligaciones como el de presentar declaraciones mensuales, anuales, enviar sus facturas en forma electrónica cada vez que las emitan, conseguir facturas electrónicas de sus proveedores;  ahora se vuelve trascendental el que tengan su documentación y contabilidad al corriente, ya  que como arriba mencionamos cada mes tendrán que enviar la contabilidad al SAT.
 
 
¿Qué información se enviará?
 
Primeramente mencionemos que la autoridad ha solicitado el que todos los contribuyentes adecuen sus sistemas contables, con el fin de que ajusten la estructura de sus “cuentas” (nombre con el que designan a sus activos, pasivos , ingresos, gastos); dicha estructura es obligatoria para todo tipo de empresas independientemente del tipo de negocio que se trate; asimismo el SAT también ha solicitado que en cada uno de los registros contables se anote información adicional como es el caso del RFC de los proveedores, tipo de moneda utilizada, tipo de cambio, entre otros requisitos, asimismo se hace totalmente obligatorio que todos los registros  se hagan en idioma español o bien que se tenga la traducción del mismos.
 
Para tener un panorama completo sobre qué se deberá enviar, a continuación relacionamos la información que incluye el “paquete de contabilidad”:
 
  1. Catálogo de las cuentas contables.-  Nombre de cada uno de las cuentas utilizadas en la contabilidad, ordenadas conforme a la estructura obligatoria.
  2. Balanza de comprobación.-  Listado de todas las cuentas conteniendo saldos iniciales, total del monto de los movimientos (transacciones) por cada cuenta y saldos finales.
  3. Registros contables analíticos de cada una de las transacciones realizadas durante el mes, es decir compras, ventas, cobros y pagos. 

 

Ahora bien, cabe hacer énfasis que la estructura obligatoria de cuentas, tiene apartados especiales solicitados en cuanto el IVA (Impuesto al Valor Agregado) cuya finalidad podría ser el identificar la existencia de impuestos omitidos.

 
 
¿A partir de cuándo iniciará el envío electrónico de la contabilidad?
 
Esta obligación ya está vigente pero será por etapas su aplicación, las sociedades deberán enviar en el mes de octubre de este año su catálogo de cuentas,  en un documento XML,  posteriormente deberán enviar su catálogo en forma mensual si es que hubo algún cambio al mismo. 
 
De acuerdo a una prórroga reciente publicada, la segunda etapa será el envío de la balanza de comprobación mensual por el periodo de julio a diciembre de 2014 que deberá enviarse en el mes de enero de 2015, sin embargo tal pareciera que dicha prórroga realmente fuese para que los proveedores de software terminen de hacer los cambios a sus sistemas.  Con respecto a los registros contables, estos deberán ser proporcionados (enviados en forma electrónica) cuando la autoridad realice una auditoría al contribuyente y/o cuando éste solicite una devolución o compensación de impuestos.
 
Ante este panorama, la firma está haciendo las adecuaciones necesarias en su sistemas electrónicos y procesos internos, más sin embargo uno de los puntos críticos que hemos analizado, es que muy probablemente los tiempos de entrega-recepción de información tendrán que ser más cortos, por lo que en breve les haremos saber las adecuaciones pertinentes a la política de entrega de información y documentación para platicarlas en su momento con su personal.
 
Cabe hacer notar que la legislación no es totalmente clara  en algunos puntos y  que ha estado cambiando/reformándose en forma recurrente este año, por lo que  permanente estamos monitoreando cualquier nueva adecuación a la regulación fiscal con el fin de mantenerlos informados oportunamente.
 
Ya por último, solo nos gustaría mencionar que esta nueva obligación demanda cambios estructurales a los sistemas y procesos de cada una de las empresas adicionado a un probable desembolso de recursos, asimismo observamos que la autoridad nuevamente pone de manifiesto el querer tener un control tributario a través de una auto-fiscalización de cada uno de las empresas y de los proveedores de las mismas; esperamos que estas medidas no tengan una repercusión negativa ante la falta de una real simplificación administrativa que fomente el crecimiento de negocios.
 
Quedamos a sus órdenes, en caso de requerir de una aclaración adicional con respecto a los puntos mencionados en este artículo.
 
 

"Dicho artículo puede ser contraria a la interpretación de las autoridades fiscales"

 

C.P.C | L.D. Gabriela Rojas

Teran Rojas & Associates.

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